De provincie Utrecht beschikt over veel data. Denk aan gegevens over klimaatverandering, reizigersinformatie van het OV of informatie over hoe de provincie er over dertig jaar uitziet. Het cluster Data, Kennis en Inzicht (DKI) is opgericht voor meer overzicht en grip op deze data. Een jong en enthousiast datateam is verantwoordelijk voor het vertalen van data naar informatieve dashboards voor beleidsmedewerkers. Om de kennis van datamedewerkers over verschillende onderwerpen op hetzelfde niveau te krijgen, werd Cmotions ingeschakeld voor vakinhoudelijke trainingen. Daarnaast hielp Cmotions bij het trainen van soft skills bij de dataspecialisten. Hierdoor zijn ze in staat om goed te communiceren met de rest van de organisatie over de gewenste resultaten. Zo krijgt data meer waarde binnen de provincie Utrecht.
Aan de slag met data
De afdeling Informatiseringvoorziening en Automatisering (IEA) binnen de provincie Utrecht is verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met informatievoorziening en ICT-dienstverlening.
Lianne Aartse Tuijn – Meppelink, clustercoördinator Data, Kennis en Inzicht (DKI), vertelt: “Wij houden ons dagelijks bezig met zaken als werkplekbeheer, business informatiemanagement, applicatiebeheer en informatiebeveiliging binnen onze afdeling IEA. Eén ding ontbrak bij deze processen: data. In 2020 werd het cluster Data, Kennis en Inzicht opgericht om hier verandering in te brengen.”
Er werd gestart met een pilot rondom het selecteren van een passende business intelligence (BI)-tool.
“Verschillende mensen uit de organisatie werden betrokken bij de pilot en zo werd flink wat draagvlak gecreëerd”, gaat Lianne verder.
“We ontwikkelden een eerste applicatie met Microsoft Power BI. Uit verschillende gespreken bleek dat er in de hele organisatie een grote behoefte was om meer met data te doen. Managers konden bijvoorbeeld meer stuurinformatie gebruiken op basis van data, om effectief te sturen op het behalen van doelstellingen. Ook wisten collega’s niet van elkaar over welke informatie ze beschikten. Om hier verandering in te brengen, werden er dataspecialisten opgeleid en aangenomen. Ook gingen er een aantal trainees op het gebied van data science aan de slag.”
Meer kracht achter werken met data
Zo werden de eerste stappen gezet om data een meer centrale rol te geven binnen de provincie Utrecht.
“Deze gebeurtenissen samen vormden het perfecte moment om meer kracht te zetten achter het werken met data”, vertelt Lianne.
“Binnen het datateam werken veel jonge mensen met verschillende achtergronden. We wilden ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan én dat de business daadwerkelijk aan de slag kon met dataoplossingen en applicaties.”
Via The Analytics Lab kwam Lianne in contact met Cmotions.
“We raakten in gesprek en er was direct een goede klik. Samen hebben we gekeken welke trainingen van Cmotions aansluiten bij onze behoeften. We kwamen tot een combinatie van trainingen over vakinhoudelijke onderwerpen en soft skills.”
Kennis en vaardigheden
“Het doel van de vakinhoudelijke trainingen is om iedereen op hetzelfde niveau te krijgen”, legt Lianne uit.
“Alle medewerkers hebben een data-achtergrond, maar de kennis over diverse onderwerpen is verschillend. Iedere opleiding is namelijk anders. Daarnaast konden we handvatten gebruiken om zaken als Scrum in de praktijk toe te passen. En als je het hebt over datastrategie, dan is het fijn om daarover na te denken, zodat je niet zomaar in het wilde weg iets doet. Verder vond ik het belangrijk om alle teamleden iets bij te brengen over het maken van een business case, om meer bewust te worden waarom je iets doet en wat je ermee wil bereiken.”
Gesprekstechnieken en overtuigingskracht
Naast vakinhoudelijke trainingen volgde het datateam ook trainingen over soft skills.
“Onze medewerkers hebben vaak direct contact met de klant, vaak een beleidsmedewerker”, legt Lianne uit.
“Daar zit geen projectmanager tussen. Daarom is het belangrijk om helder te krijgen wat de klant wil bereiken. Met gesprekstechnieken leren onze medewerkers hoe ze de onderliggende behoefte van de klant boven water kunnen krijgen. Technische mensen begrijpen elkaar vaak wel, maar het is ook belangrijk dat een technisch persoon een goed gesprek kan voeren met een niet-technisch persoon. En dat hij weet hoe hij de klant kan overtuigen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt.”
