In dit laatste deel (van onze vierdelige reeks over dashboarding) beschrijven we welke middelen gebruikt kunnen worden voor een succesvolle adoptie. Zodat je een toegankelijk dashboard creëert, dat wordt gebruikt voor het doel waarvoor het ontwikkeld is.
Je kan hiervoor diverse middelen inzetten. Welke je inzet is afhankelijk van de doelgroep, de gebruiksfrequentie, de complexiteit en de afstand tussen de opdrachtgever en gebruiker. We geven een aantal voorbeelden om je te inspireren. Jij kunt het beste inschatten welke middelen passen bij jouw situatie.
Vindbaarheid van je dashboard
Een goed dashboard is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de stakeholders, met een duidelijk doel en geeft antwoord op één of meerdere business vragen. Op de datum dat het dashboard gelanceerd wordt mag de inhoud voor stakeholders geen verrassing zijn.
Door de business vragen als vertrekpunt te kiezen in het dashboard help je gebruikers om eenvoudig de benodigde informatie te vinden. Hiermee stimuleer je de adoptie van het dashboard. Dit geldt niet alleen voor de vindbaarheid van een specifiek dashboard, maar ook over meerdere dashboards heen. Navigeer je gebruikers aan de hand van hun vraag, afdeling of functie naar het juiste dashboard. Bijvoorbeeld middels een SharePoint pagina, Intranet of een apart dashboard, om zo de vindbaarheid van dashboards te optimaliseren.
Documentatie van je dashboard
Het is niet het leukste werk en het kan veel tijd kosten, maar documentatie is uitermate belangrijk voor de adoptie van een dashboard. Leg de gehanteerde definities vast zodat de gebruikers weten hoe ze de cijfers moeten interpreteren. Doe dit op een logische en toegankelijke plaats (bijvoorbeeld Confluence) gerelateerd aan het dashboard.
Vergeet daarbij niet de technische documentatie. Zodat bij wijzigingen (aan de data of definities) makkelijk teruggevonden kan worden uit welke bron de informatie komt en welke bewerkingen gemaakt zijn. In de praktijk is hier vaak te weinig aandacht voor, wat een negatieve impact heeft op het onderhoud en de continuïteit van een dashboard. In een later stadium kost het veel meer tijd om uit te zoeken hoe de inhoud van een dashboard vanuit de brondata tot stand is gekomen, dus investeer daarin vanaf het begin.
Verantwoordelijkheid voor beheer en inhoud
Wanneer je een dashboard introduceert, moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het beheer en de inhoud. Zo weten eindgebruikers dat hier controle op wordt uitgevoerd en bij wie ze terecht kunnen met vragen. De beheerder moet ervoor zorgen dat het dashboard beschikbaar is, dat de data periodiek wordt geüpdatet en dat alleen de geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot het dashboard.
Daarnaast moet er iemand zijn die vragen kan beantwoorden over de inhoud van het dashboard. En die eventueel een lijst kan opstellen met ontwikkelpunten. Blijf ook na de lancering van een dashboard feedback verzamelen en monitor het gebruik ervan. Dit helpt je waar nodig aanpassingen te doen, gedateerde dashboards uit te faseren en behoeften voor de ontwikkeling van nieuwe te signaleren.
Lancering van je dashboard
Als het dashboard ontwikkeld is, het via een heldere navigatie op een goed vindbare locatie is geplaatst, de documentatie gereed is en de verantwoordelijkheden voor beheer en inhoud duidelijk zijn, is het de hoogste tijd om je dashboard vol trots aan de potentiële gebruikers te tonen.
Afhankelijk van de grootte van je doelgroep kun je hierbij denken aan een demo sessie, launch party, roadshow of marketingcampagne. Het gaat erom dat je dit moment niet ongemerkt voorbij laat gaan. Enerzijds omdat het als ontwikkelaar fijn is om het succes te vieren, maar ook omdat een goede lancering enorm bijdraagt aan de uiteindelijke adoptie van het dashboard.
Training voor gebruikers
Nadat je het dashboard gelanceerd hebt is het goed om de gebruikers comfortabel te maken met het gebruik ervan. Een training is hier uitermate geschikt voor, maar ook een korte instructie video of animatie kan helpen. Hierin moet naar voren komen:
- hoe je toegang krijgt tot het dashboard;
- waarvoor je het gebruikt;
- wanneer je het gebruikt;
- hoe je het gebruikt.
Zowel een training als video kan eenvoudig opnieuw ingezet worden voor toelichting aan nieuwe gebruikers.
Ambassadeurs van je dashboard
Het succes van een dashboard hangt af van de gebruikers. Daarom is het belangrijk dat er mensen zijn die weten hoe ze het dashboard moeten gebruiken en hun ervaringen delen met de organisatie. Als dit niet aan één persoon opgehangen kan worden, kan je dit stimuleren door het dashboard onderdeel te maken van een wekelijks overleg. Of bij een strategisch dashboard eens per kwartaal, waarbij iemand de belangrijkste bevindingen vanuit het dashboard presenteert.
Zoals gezegd zijn er veel middelen om ervoor te zorgen dat je dashboard succesvol wordt geadopteerd. Ledere situatie vraagt daarin om andere keuzes. Wij hopen je met artikel in ieder geval geïnspireerd te hebben om voldoende aandacht te besteden aan dit ‘laatste’ onderdeel van een succesvol dashboard.
Vorige artikelen van deze reeks over dashboards
Dashboards: de route naar succes (deel 1/4) >
Dashboards: datamodel en ontwerpkeuzes (deel 2/4) >
Dashboards: visualisatie en bruikbaarheid (deel 3/4) >
Contact
Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Coen van der Snoek of Mark Snel via onderstaande contactgegevens.
Coen van der Snoek, Senior Consultant
+31 6 11 52 82 01
c.v.d.snoek@cmotions.nl
Mark Snel, Medior Consultant
+31 (0)6 52 06 16 89
m.snel@cmotions.nl
