Vijf lessen bij de implementatie van data governance

3 april 2017

Artikel geschreven door Kees Groenewoud, Partner

Advanced analytics. Real time reporting. Big data. Smart data. Data virtualisatie. Van datacenters naar centers of data. Zomaar een paar begrippen en zinsneden die ons de laatste tijd om de oren vliegen. Echter, wat zijn deze begrippen waard wanneer je helemaal niet weet of je de bron ervan, oftewel de onderliggende data, wel of niet kan vertrouwen? Dit vertrouwen is te organiseren. In dit artikel gaan wij in op het begrip Data governance en delen wij graag een vijftal aandachtspunten die wij de afgelopen tijd op dit vlak hebben meegemaakt.

Data als fundament

Veel organisaties gebruiken in toenemende mate data als basis of uitgangspunt voor hun beslissingen. Marketing voert klantanalyses uit, Finance creëert het inzicht in de resultaten en de risico afdeling denkt in control te zijn over de processen. Allemaal voorbeelden van zaken die gedreven zijn door het vertrouwen in onderliggende data. We kunnen data daarom zien als het fundament onder bedrijfsprocessen, rapportages en analyses binnen een organisatie. Vanuit deze conclusie is het vreemd dat er in veel organisaties maar weinig aandacht wordt besteed aan de invulling en organisatie van dit fundament. Oftewel aan het begrip Data governance.

Data governance

En wat verstaan wij dan onder Data governance? Wij hanteren de volgende definitie: “Data governance verwijst naar alle beheersmaatregelen die de beschikbaarheid, bruikbaarheid, integriteit en de veiligheid van de data binnen een organisatie moeten waarborgen”.

Om Data governance goed te implementeren, maken wij gebruik van een Data governance framework. Dit framework bevat – naast de inrichting en organisatie van processen en procedures – ook de daadwerkelijke uitvoering van het ingerichte beleid. Belangrijk uitgangspunt is hierbij dat het ingerichte framework bijdraagt aan het realiseren van de datastrategie binnen de business strategie.

Data governance en de relatie met datamanagement

Vaak zien wij dat Data governance wordt verward met datamanagement. Echter, wij zien datamanagement als één van de (essentiële) onderdelen van Data governance. Om deze onderlinge samenhang te duiden, is het wenselijk om te kijken naar het model van de DAMA (Data Management Association International); het Data Management Body of Knowledge (DMBoK):

In dit model is snel zichtbaar welke verbindende en sturende rol Data governance heeft en welke raakvlakken er zijn op het gebied van andere aandachtsgebieden zoals verschillende onderdelen van data management. En hoezeer deze sturende rol ook van belang is, hij kan niet goed uitgevoerd worden zonder de invulling of in ieder geval aandacht voor de verschillende deelgebieden. Oftewel, zoals wij vaak als antwoord geven wat de relatie is tussen Data governance en datamanagement: “Data governance verhoudt zich tot data management zoals boekhoudregels zich verhouden tot financiële administratie.”.

Vijf geleerde lessen – onze Lessons Learned

1. Laat regelgeving niet het vertrekpunt zijn

Vaak komen wij tegen dat Data governance pas wordt ingericht omdat de regelgever/toezichthouder bepaalde eisen stelt. Het is bijvoorbeeld plots belangrijk te kunnen duiden waar bepaalde informatie in een (al dan niet wettelijke) rapportage op gestoeld zijn. Vaak is het invoeren van Data governance op een dergelijk moment te laat. Buiten het feit dat men eigenlijk sowieso continu vraagtekens moet zetten bij de bron van rapportages en de betrouwbaarheid hiervan, is het invoeren van Data governance geen lapmiddel om “snel” inzicht te kunnen verschaffen. Ons advies is dus ook: organiseer Data governance sowieso, ook de interne organisatie heeft hier recht op en vooral baat bij!

2. Datagovernance is geen ‘IT-feestje’

Vaak zien we dat Data governance wordt geïnitieerd door de IT-organisatie. Data wordt immers vaak als iets technisch en dus als IT beschouwd. Hier zijn wij het niet mee eens. Data governance is onzes inziens informatiemanagement over de hoogste ordening van de organisatie heen en ligt – net als informatiemanagement – zeker niet (alleen) bij IT. Ons advies is om Data governance te organiseren bij een afdeling die neutraal instaat tussen IT en de business (inclusief stafafdelingen als Finance, Risk, HR). Te denken valt aan een informatiemanagement afdeling of bij compliance.

3. Start met governance; IT-invulling volgt later

Vaak wordt de oplossing voor het ontbreken van een goede Data governance gezocht in het beschikbaar stellen van tooling. Wij geloven hier niet in. Zorg eerst voor goed beschreven processen en heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Kies voor een snelle manier om metadata in reporting repositories, business glossaries en data dictionaries vast te leggen. Maar zorg wel dat deze later te importeren zijn wanneer er wel tooling in het spel komt. En kijk bij tooling ook naar integratie met reeds gebruikte applicaties. Het is onze ervaring dat reeds gebruikte reporting software een prima plaats is om de koppeling te maken met een business glossary of datadictionary. Door deze aanpak is in ieder geval op dat moment de waarde van het Data governance traject al bewezen, los van de software.

4. Continue commitment is key

Zonder draagvlak van het (top-)management zal de implementatie van Data governance stroef verlopen. Vooral wanneer de benefits niet direct zichtbaar zijn, kost het veel overredingskracht om de mensen die het werk moeten verzetten (lees: zaken (beter) moeten gaan documenteren) in de meewerkende modus te krijgen. Daarom staat of valt een Data governance traject ons inziens met het hebben van commitment van het management. Pas wanneer het bij het management een terugkerend onderwerp van gesprek is en wordt uitgedragen in de organisatie, zal Datagovernance een succes worden.

5. Denk groot, start klein

De implementatie van Data governance kan een groots en meeslepend traject worden. Wanneer je echter klein begint – maar wel het grote plaatje in het achterhoofd houdt – is het wel mogelijk om de juiste snelheid te maken en te leren van de verschillende stappen. Oftewel; een olifant eet je in stukjes. Bij het afronden van elk klein stukje is het mogelijk te laten zien wat er bereikt is; de business glossary voor de afdeling marketing, een overzicht van rapportages voor Finance; allemaal kleine stukjes van de puzzel die het demonstreren meer dan waard zijn.

Conclusie: gewoon doen!

Data governance klinkt misschien als complex, groots, duur en wellicht zelf onnodig. Maar we willen toch altijd met zekerheid kunnen zeggen dat de data waarop we rapportages maken, inzichten verwerven en beslissingen nemen zo goed mogelijk vertrouwen? En in ieder geval begrijpen waar deze data als bron vandaan komt? Maak het daarom klein, laat zien dat met een kleine inspanning de eerste stappen snel gezet zijn en de resultaten de gehele organisatie verder kunnen brengen.

Lees hier meer over onze pragmatische aanpak.