7 februari 2018
In deel 1 startten we met de vergelijking tussen de softwarepakketten Power BI, Qlikview en Tableau. We behandelden daarin de volgende criteria:
In dit deel (deel 2) gaan we verder met:
• Hoe gemakkelijk deel ik rapportages en dashboards met collega’s?
• Hoeveel training heeft mijn team nodig om hiermee aan de slag te kunnen?
• Wat kost de tool?
• Verdict: welke tool kies ik voor dashboarding en reporting?
Dit vierde criterium besteedt aandacht aan het gemak van verspreiden van informatie in je organisatie. De drie tools hebben ieder een eigen ‘publicatieomgeving’ (Power BI Service / Report Server, Tableau Server / Online, Qlikview Management Console) – vaak tegen betaling. Of je de publicatieservice al dan niet gebruikt, hangt sterk af van de volwassenheid van je organisatie. Het ene uiterste is een werkbestandje maken in de tool, en die per e-mail versturen aan je collega. Het andere uiterste is dat werkbestand op die publicatieomgeving uitbrengen, automatisch te laten vernieuwen en je collega’s bij iedere update vanzelf informeren om deze inhoud te zien. We onderscheiden:
“Your message is only as good as your ability to share it”. En breder genomen, via een gebruiksvriendelijke manier heeft je informatie de meeste impact. Hoe brengen onze drie tools het ervan af?
Power BI onderscheidt globaal twee plaatsen om te werken: Power BI Desktop – waarin je je reports maakt – en Power BI Service – waarin je je reports uploadt en er dashboards van maakt. Sinds kort heeft ook Power BI een ‘on-premise’ (op eigen server onderbrengen) oplossing: Power BI Report Server. We beschouwen beide oplossingen (gezien overeenkomstige functies) als dezelfde en spreken in deze vergelijking verder over ‘Power BI Service’. Het expliciete onderscheid tussen reports en dashboards wordt vaker gemaakt, maar het kan een tegenvaller zijn als je veronderstelt dat een report één-op-één doorgezet kan worden als dashboard. Microsoft ziet een dashboard als een verzameling van meerdere reports – waarbij je per report een paar visuals ‘pint’ (zoals Pinterest) op een dashboard. Zo’n dashboard is opgebouwd uit tegels (tiles). Iedere tegel is dan een visual uit één van je rapporten. En ja, je kunt gehele report-pagina’s pinnen als ‘live pagina’ – waarbij zo’n pagina als geheel een tegel wordt – maar het resultaat is niet precies het rapport zoals je het in Power BI Desktop bouwde. De schaling is net wat anders en de weergave is compacter. Het is te snel om daarmee de Power BI Service af te wijzen, want de overige functionaliteit is erg gebruiksvriendelijk. Tussentijds bewerken kan in een online editor. Publicatie van een lokaal report naar de online omgeving gaat vlekkeloos. Ook pinnen van visuals op dashboards gaat erg soepel. Gebruikers hebben een individueel hoekje en kunnen met elkaar workspaces delen. Dashboards deel je met een adresboek-koppeling moeiteloos met iedereen in je domein (bijv. @cmotions.nl). Houd je te veel van je oude PowerPointje, dan is er een exportmogelijkheid naar PowerPoint. Het resultaat laat nog te wensen over. Standaard kun je verder enkel dashboards delen; mocht je de gehele set van dataset-report-dashboard willen delen, dan biedt Microsoft daar tegenwoordig ‘apps’ voor aan – pakketjes van dashboardmateriaal dat je gemakkelijk kunt verspreiden.
Dashboards van Qlikview worden in de desktopomgeving van de ontwikkelaar gebouwd. Een dashboard kan meerdere tabbladen bevatten, waarin per tabblad meerdere visuals kunnen staan. Het laden van data en de app (rapportage of dashboard in .qvd formaat) wordt in Qlikview Management Console (MC) gerealiseerd. Hierin kunnen de taken makkelijk voorgeprogrammeerd worden en eventueel afhankelijk van elkaar worden gemaakt. Het uitvoeren van taken in MC leidt tot een vernieuwd online dashboard dat 24/7 beschikbaar is voor de eindgebruikers. Afspraken over de tijdstip van verversen van data kunnen met gebruikers vooraf gemaakt worden. Bij elk dashboard kan de gebruiker altijd de laatste vernieuwingstijd zien. Naast de mogelijkheid om het dashboard via web te benaderen is er ook een mogelijkheid om een (gedeelte van het) rapport in pdf-format te verspreiden. Het is ook mogelijk om het rapport in .qvd formaat te mailen, maar de ontvanger moet beschikken over de nodige toegang tot databronnen om de nieuwste cijfers te kunnen zien. Selecties uit dashboards kunnen opgeslagen worden als favorieten voor toekomstig hergebruik. Deze ‘bookmarks’ kunnen gedeeld worden met collega’s, bijvoorbeeld van je afdeling.
Ook Tableau biedt globaal twee werkplaatsen: Tableau Desktop en de online omgeving. Tableau onderscheidt in de online omgeving Tableau Server (je organiseert de hosting zelf – ‘on-premise’) en Tableau Online, waar je de zorgen uit handen worden genomen. Omdat de gebruikerservaring tussen ‘Server’ en ‘Online’ zeer vergelijkbaar zijn, beschouwen we die in onze vergelijking als dezelfde omgeving. Deze gebruikerservaring is met stip het meest volwassen. Ook binnen Tableau maak je eerst de componenten van het dashboard – ‘slides’ die later samenkomen op een dashboard. Deze kun je vervolgens publiceren naar de online omgeving. Tableau onderscheidt van hoog naar laag sites (omgevingen waar je data en visualisaties staan), projects, workbooks en views. Views kunnen dan vervolgens je dashboards zijn. Publiceren is veilig en zeer eenvoudig en rechten kunnen per gebruiker zeer gedetailleerd bewerkt worden. Eenmaal in de online omgeving is delen met andere gebruikers een kwestie van een paar klikken en kan ook een compacte versie van Tableau Desktop aangeroepen worden. Behalve de visualisaties kunnen ook de databronnen zelf gepubliceerd worden – handig om daarop weer nieuwe visualisaties te maken. Ten slotte zijn er verregaande mogelijkheden om momentopnames van dashboards uit de online omgeving te publiceren naar bijvoorbeeld pdf of een afbeelding.
Dashboards worden steeds vaker op mobiele toestellen bekeken. Het is daarom belangrijk dat de tooling rekening houdt met goede weergave van én een gemakkelijk proces rondom je publicatie.
Al vroeg heeft Microsoft in Power BI Desktop de ‘mobile grid’ opgenomen, waarin je direct je dashboard aanpast naar mobiel gebruik. Prettig daaraan is dat je een desktop-only report niet helemaal hoeft om te bouwen, maar dat elementen uit je desktop-versie als bouwstenen worden aangeboden in je mobiele ‘grid’. De Power BI app in de Apple Store / Play Store maakt het eenvoudig om de dashboards ook op tablets en mobiele telefoons weer te geven.
Dashboards in Qlikview zijn prima toegankelijk, 24/7 via web en mobiel. De goede ‘responsive’ weergave zowel op desktop als op mobiele telefoon wordt gerealiseerd met parameters tijdens het ontwerpen. Omdat het publiceren naar web gescheiden is van ontwerpen in desktop en van het laden van data, wordt continuïteit van weergave gewaarborgd. Een officiële app is voor iOS (‘Qlikview mobile’), maar niet voor Android beschikbaar.
Ook qua mobiel publiceren springt Tableau boven Power BI en Qlikview uit qua volwassenheid. Opvallend is hoe ook op een tablet een dashboard bewerkt kan worden. De desktopfunctionaliteiten worden goed voortgezet in de mobiele ervaring. Mobiele applicaties zijn op iOS en Android beschikbaar.
Het maken van het dashboard bestaat eigenlijk uit twee delen: dataverwerking en visualisatie. Voor wat betreft de dataverwerking wordt er volgens ons te vaak te veel werk bij de datavisualisatietool gelegd. Terwijl een databasemanagementsysteem (bijv. Microsoft SQL Server, Oracle) juist goed is in dataverwerking – komt er onterecht toch een belangrijk deel van de dataverwerking in de visualisatietool terecht. Onhandig, want dat levert trage dashboards op, ook bij vernieuwing van data. We bekijken hier hoe de drie tools het er qua vernieuwing van data vanaf brengen.
Na publicatie bestaat er – zeker in het geval van business intelligence – een behoefte om data regelmatig te vernieuwen. Heb je een eenvoudige dataverbinding naar een los bestandje, dan pakt Power BI moeiteloos de nieuwe data uit het bronbestand over. Eén voorwaarde: verander de structuur van je bronbestand niet. Is je verbinding complexer, dan kun je vanuit Power BI een ‘gateway’ met je live database opzetten. In Power BI Service kun je op eenvoudige wijze een ‘schedule’ maken waarin je aangeeft wanneer het dashboard uit zichzelf moet vernieuwen, zonder handmatige tussenkomst.
Bij Qlikview wordt aangeraden de dataload (ETL) gescheiden te houden van de visualisatie. Dit kan in twee verschillende .qvd documenten, die ‘apps’ worden genoemd. In de ETL app worden de links naar data aangegeven en kan met verschillende functies data gemodelleerd worden tot een eindtabel die in Qlikview formaat wordt opgeslagen. Dit eindtabel wordt dan in de visual-app ingelezen. Het vernieuwen van rapporten op het web vindt via een aparte Management Console plaats. In de console kunnen processen gemakkelijk aan- of uitgezet worden. Het volgen van logs in geval van foutmeldingen is mogelijk en op basis hiervan kunnen de deelprocessen (voor het laden van ETL- en visual-app) hersteld worden en opnieuw aangezet worden. Het uitstellen van reloads of het afhankelijk maken van andere (Qlikview) processen is mogelijk en eenvoudig in te stellen. Indien je als een ontwikkelaar op desktop het rapport wilt testen, kan dit gemakkelijk via links naar nodige databases in het ETL gedeelte en opslaan van eindtabel op vaste plaats in de testomgeving.
In Tableau is datavernieuwing zeer eenvoudig. Werk je enkel in Desktop, dan ververs je eenvoudig een onderliggende bron. Werk je in een online variant (Server / Online) dan laat je eenvoudig je lokale data ‘pushen’ naar de online omgeving. Indien het gaat om je eigen data (en niet publieke data van bijvoorbeeld Google Analytics) kan Tableau optreden als ‘proxy’ tussen je eigen servers op de afdeling en de cloud. Datavernieuwing via de functie “Refresh from source” is gebruiksvriendelijk voor de beginner, maar biedt ook voor de experts batch-functionaliteit om vanuit een command line (of iedere andere scheduling tool) online dashboards te vernieuwen.
Ieder van de drie tools biedt op eigen wijze deelmogelijkheden. Vaak worden werkboeken, gemaakt in een ‘desktop versie’, gepubliceerd naar daadwerkelijke dashboards op een publicatieserver. Power BI integreert opnieuw handig met het Office-pakket in je organisatie (adresboek om te delen), maar zou flexibeler moeten zijn in de overdracht van report naar dashboard. Qlikview ondersteunt heel goed zowel de dataverwerking als visualisatie. De toekomstige ontwikkelingen van de tool zullen volgens Qlik (leverancier) nog verder in de trend van artificial intelligence gaan. Tableau is zonder twijfel de meest volwassen tool. Dat blijkt uit de ‘cleane’ opzet van de omgeving, maar ook uit details: doorzoekbaarheid, favorieten, custom start pages, bijhouden van wijzigingen, undo / redo en maken en managen van ‘subscriptions’ op bepaalde dashboards. Ook de mate van specificatie van datavernieuwing (incrementeel, cumulatief, custom scripts) maakt Tableau een voorloper.
Een belangrijke overweging is de extra investering in training die nodig is voor het gebruik van de tool. Dus:
Gebruiksvriendelijkheid is voorwaarde nummer één voor goede software. Geen twijfel dat alle drie de tools daarover hebben nagedacht. Wel zijn er opnieuw onderlinge verschillen.
Gebruikers van andere Microsoft-producten zijn soms verbaasd van de eenvoud van Power BI. De makers zijn erin geslaagd om de werkomgeving overzichtelijk te houden. Globaal heb je je drie tabs (werkblad, data-omgeving, relaties leggen tussen datasets). In je werkblad heb je continu je mogelijke visuals en je velden tot je beschikking. De data-omgeving heeft een oppervlakkige laag waarin je basisaanpassingen (veldnamen, datatypen, sorteren) doet en een diepere laag (Advanced Query Editor) waarin je complexere handelingen doet (pivoteren, transformeren, uitfilteren van data). Voor startende gebruikers is uitproberen de snelste route. Power BI zal bij de selectie van één van je kolommen uit je data een visual voorzetten, of bij aanklikken van een visual vanzelf een lichtgrijze weergave van het toekomstige resultaat tonen.
Voor het maken van je eerste dashboard in Qlikview kun je al na twee uur inleidende training resultaat halen. Qlikview is heel snel in visualisatie, een simpel dashboard kan al binnen een kwartier opgemaakt worden. Bij verdere uitwerking van ETL en berekende variabelen is wel een verdiepingskennis nodig. Een goede basis voor een ontwikkelaar is kennis van SQL.
Ook in Tableau maak je jezelf eenvoudig wegwijs. Van de set van drie tools is het de meest intuïtieve tool. Waar in Qlikview en Power BI nog de onhandige opties blijven staan, streept Tableau al slim ongewenste opties weg. Je hebt in no-time een indrukwekkend dashboard en bedenk je vaak pas na aanklikken van een visual welke visual het beste past. Daarin is Tableau vaak je raadgever.
De kwaliteit van een community gaat bijna gelijk op met het aantal actieve gebruikers op zo’n community. Een strijd die niet per se eerlijk is, gekeken naar de leeftijd van ieder van de tools.
Als ergens duidelijk wordt dat Power BI ook naar de concurrentie kijkt, is het wel de community. Beter goed gekopieerd dan slecht zelf bedacht, lijkt het. De manier waarop Tableau de community heeft opgezet, schijnt duidelijk door in de Power BI community. Goede en minder goede antwoorden worden duidelijk onderscheiden en de winnende oplossing op het issue wordt uitgelicht. Zowel bij Power BI als bij Tableau kijken er overigens moderatoren van het bedrijf zelf mee – prettig als het om behoud van kwaliteit van de informatie gaat.
Qlikview heeft ook een wereldwijde online community met een log van problemen of vragen en (door community leden) aangedragen oplossingen. Hiermee kunnen antwoorden op gestelde vragen binnen hele korte tijd verkregen worden. Ook materialen die je als nieuwe ontwikkelaar inleiden in Qlikview zijn hier beschikbaar, evenals de zogenoemde ‘Resource Library’.
Met meer dan een miljoen posts is de Tableau community de absolute leider en het voorbeeld voor de rest. Net zoals bij Power BI worden er voorbeeldwerkboeken gedeeld zodat degene met de vraag de oplossing meteen zelf kan uitproberen. Online forums worden aangevuld met User groups, waar gebruikers zelfs echte ontmoetingen kunnen plannen. Op de website van Tableau wordt een groot aantal on-demand webinars aangeboden.
Geen van de drie tools zijn moeilijk om mee van start te gaan. Met Tableau ben je net wat sneller op weg dan met de twee alternatieven. Waar kennis ontbreekt, heb je voor iedere tool een community. Opnieuw is Tableau – ook vanwege de maturiteit – daarin de koploper. Gelijkenis van de DAX-programmeertaal met Excel-formules in Power BI is handig, maar weegt niet op tegen de logische taal die in Tableau en Qlikview wordt gebruikt. Goed leren rijden doe je in alle tools door aan de slag te gaan, maar met Tableau heb je als eerst je rijbewijs.
Als laatste, maar vaak bepalend criterium, bekijken we de kosten van de tool. Ieder van de tools heeft een verschillend betaalmodel. We zoomen in op ieder van die modellen en bekijken jouw ‘total cost of ownership’ voor gebruik van de tool:
Hoe eenvoudig kun je even rondkijken naar wat je krijgt en wanneer (en waarvoor) moet je gaan betalen? Dat is vaak één van de eerste vragen die langskomen bij de selectie van een datavisualisatietool. Opvallend is hoe verschillend de drie concurrenten hun betaalmodel inrichten.
Power BI biedt een gratis versie van Desktop (de lokale werkomgeving) aan. Iedereen kan die versie kosteloos downloaden en blijven gebruiken. Als afnemer ga je pas betalen zodra je gebruik wilt maken van Power BI Service – de publicatiedienst van Power BI. Het pakket van Desktop en Service, genaamd Power BI Pro, biedt een hoop gemak in delen en onderhouden van je dashboard. Opvallend is wel dat je enkel met de Desktop-versie al verregaande functies en dataconnecties tot je beschikking hebt.
QlikView noemt het pricing-model online ‘a combination of server-, user-, document- and application-based licensing’. Voor specifieke prijzen moet je echter eerst contact opnemen met de organisatie. Wel is er een gratis ontwikkelaarsversie beschikbaar voor desktop.
Bij Tableau betaal je – na een uitprobeerperiode van 30 dagen – per gebruiker, per maand voor de basis Desktopversie of de geavanceerdere Professional Edition. Indien je daar bovenop de deelfunctionaliteit nodig hebt, betaal je per gebruiker per maand voor gebruik van Tableau Server. Wil je niet je eigen server, maar het onderhoud uitbesteden aan Tableau, dan is daar tegen een kleine meerprijs bovenop Server, Tableau Online. Tableau heeft echter ook een gratis versie, Tableau Public. Net als Power BI kun je deze onbeperkt gratis gebruiken. Echter, je hebt (zoals je dat wel hebt in Power BI) geen beschikking over live-verbindingen naar je eigen (SQL / Oracle) databases. Ook kun je niet lokaal je werkbestanden opslaan. De gevoeligheid van data waarmee veel organisaties te maken hebben, maakt Tableau Public daarom veel minder geschikt dan Power BI Desktop.
Vanzelfsprekend zijn de daadwerkelijke kosten een belangrijke overweging. Specifieker: de total cost of ownership (TCO) van zo’n tool. Een lastige berekening, omdat je ook de kosten van incidenten, benodigde arbeid op onderhoud en continuïteit zal moeten meenemen.
In eerste instantie spreken de prijzen van Power BI Pro tot de verbeelding: USD 9,99 per gebruiker per maand bij maximaal 10GB opslag per gebruiker – afgerond dus USD 120 per gebruiker per jaar. Dat lijkt goedkoop, maar de concurrentie is ervan overtuigd dat de complexiteit die ontstaat bij Microsoft zodra er ‘meer’ uit producten moet worden gehaald, uiteindelijk meer kost. Denk aan extra kosten voor training, extra tijd om een dashboard te maken en ondersteuning bij incidenten door onvoorziene situaties. Daarnaast is er een meerprijs in geval er meer dan 10GB per gebruiker aan data gaat worden opgeslagen. Als je honderd licenties afneemt, krijg je 100 * 10 GB = 1.000 GB tot je beschikking, die vervolgens ook allemaal door één gebruiker mag worden gebruikt. Goede onderlinge afspraken én een groter aantal licenties voorkomen vaak dat je door deze begrenzing heen gaat.
Qlikview doet op de officiële website geen uitspraak over de prijzen voor de Enterprise editie. Ook onze navraag bij een reseller gaf daarin geen extra informatie.
Bij Tableau kost de basis Desktopversie USD 35 en de Professional Edition USD 70 per gebruiker, per maand; oftewel USD 420 / USD 840 per jaar. Voor de Professional Edition krijg je geavanceerdere datakoppelingen en publicatiemogelijkheden; essentieel wanneer je rechtstreekse koppelingen met ‘live data’ in je databases wilt gebruiken. Indien benodigd, betaal je per gebruiker, per maand USD 35 voor gebruik van Tableau Server functionaliteit, nog eens USD 420 per jaar. De Professional Edition & Server, op jaarbasis, kost dus afgerond vanaf USD 1.260 per gebruiker per jaar – los van alle aanvullende kosten voor de eigen server. Kies je voor Tableau Online (dus niet op een eigen server, maar alles op de servers van Tableau), dan betaal je aanvullend op de Professional Edition EUR 42 per gebruiker per maand. In dat geval is de som van Professional Edition & Online USD 1.344 per gebruiker per jaar. Tot slot is de Tableau Reader – om enkel de dashboards te bekijken – kosteloos.
Het is onmogelijk om de drie tools één op één volledig te vergelijken met objectieve maatstaven. Uiteindelijke kosten moeten blijken uit gemak van gebruik, hoeveel aanvullende training er nodig is en hoeveel incidenten er optreden. Immers, wat ‘goedkoop’ is, hangt helemaal van af wat de behoeften van een organisatie zijn. Op objectieve vergelijking tussen directe kosten van licenties, is Power BI een duidelijke winnaar. Qlikview is op basis van kosten (door gebrek aan transparantie) niet mee te nemen. Tableau claimt in behoud van gemak en schaalbaarheid een betere partij dan bijvoorbeeld Power BI te zijn. Tegelijkertijd zijn die signalen van extreme complexiteit na opschalen bij Microsofts visualisatietool in onze praktijk – behalve iets lager gebruiksgemak – nog niet zichtbaar. In tegendeel, de gebruiksvriendelijkheid van Power BI overstemt veel van Microsofts eerdere producten. Voor de tienvoud van kosten van Tableau met een vergelijkbaar product van Microsoft lijkt dat een risico dat je kunt nemen.
Welke tool moet ik kiezen? Je las de conclusie al tussen de regels door: it depends. Belangrijker dan één winnaar willen selecteren, is bepalen welk gewicht je aan een criterium hangt en dat criterium nadrukkelijk te bestuderen. Dat doe je door eerst in je organisatie te bekijken welke behoeftes vervuld moeten worden. Deze vergelijking is een gids per criterium en niet een uitsluitende vergelijking waaruit één winnaar komt. De tools kiezen alle drie richtingen op het spectrum tussen ‘BI’ en ‘standalone datavisualisatie’ en daarom ook op de mate van benodigde datapreparatie. Geruststellend is dat alle drie de tools een heel behoorlijk basisniveau hebben en toekomstbestendig zijn – het zijn de keuzes van Microsoft, Tableau en Qlik die de tools ieder hun ideale omgeving voorschrijven. Vanzelfsprekend vatten we de losse scores hieronder samen. Besteed dus vooral aandacht aan het criterium waaraan jij het meeste gewicht toekent.
18 juli 2023
Om blijvende veranderingen in de gezondheidszorg in heel Afrika te stimuleren heeft Amref Health Africa, de... lees meer
13 december 2022
In 1964 brachten de Beatles hun iconische nummer “I Want to Hold Your Hand” uit. Vanaf... lees meer
21 februari 2022
Plan je agenda vrij en zorg voor genoeg feestkleding in je kast, want grote kans dat... lees meer