Data management

Introductie

Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van alle data die binnen een organisatie circuleert.

Als je data als bouwmaterialen van informatie ziet, dan kun je maar beter zorgen dat het materieel fatsoenlijk geordend is, voorzien van leesbare en eenduidige labels waarop staat wat het is, waar het vandaan komt en wie de eigenaar is.

Het organiseren van datastromen en -eigenaarschap, ook wel data management genoemd, is een breed vakgebied waarbij mensen uit veel verschillende delen van een organisatie zullen moeten samenwerken.

 

Wat is data management?

Data management helpt een organisatie met het beheer en optimaal gebruik van data. Het gaat daarbij om het verwerken, rubriceren, opslaan,

beschikbaar stellen, beveiligen en onderhouden van alle gegevens die circuleren binnen de organisatie, al dan niet vastgelegd in IT systemen.

Data management gaat verder dan een projectmatige inrichting. Het betreft een cultuur- en gedragsverandering van de organisatie, maar ook nieuwe tooling en vereist inzet en motivatie van medewerkers. Daarnaast brengt het uitdagingen rondom data kwaliteit en privacy, zoals het aantoonbaar AVG-compliant zijn, en data ethiek met zich mee.

 

Wat is data governance?

Een belangrijk onderdeel van data management is data governance. Dit is het aandachtsgebied waarin data standaarden worden bepaald en verantwoordelijkheden worden belegd.

Ook worden afspraken en spelregels gemaakt om vast te leggen hoe een organisatie data wil gebruiken en afspraken rondom de borging van de data kwaliteit en -veiligheid.

Data governance gaat over de “way of working” met betrekking tot data binnen de organisatie en is uitgangspunt voor veel data gerelateerde initiatieven. Al deze regels, processen en verantwoordelijkheden wordt vastgelegd in een data governance framework.

 

 

Wat is een data governance framework?

Een data governance framework biedt kaders voor de vastlegging van gegevens, processen en roldelegaties om de privacy rondom en compliance van data te kunnen waarborgen.

Een data governance framework helpt om de gegevens consistent en betrouwbaar vast te leggen. Dat is iets wat als maar belangrijker wordt met de steeds strenger wordende wet- en regelgeving rondom privacy.

 

De Data Governance Act (DGA)

Richtlijnen voor het gebruik van data worden niet alleen vastgelegd door organisaties. De omgang met data staat ook onder toeziend oog van de overheid. In 2022 heeft het Europees Parlement akkoord gegeven op de Data Governance Act (DGA).

Deze wet bepaalt dat bedrijven toegang krijgen tot data, zolang de consument hier voordeel bij heeft. Dat voordeel kan bijvoorbeeld een betere dienstverlening of productinnovatie zijn Bron: Digitale Overheid.

 

Wat wordt verstaan onder data ethiek?

Bij het verzamelen van gegevens is het verleidelijk om zoveel mogelijk data op te slaan. Maar waarom? Stel jezelf de vraag: wat heb ik écht nodig?

Een dergelijke vraag helpt om op een verantwoorde manier om te gaan met data en klanten het gevoel te geven dat hun gegevens in goede handen zijn.

 

Data management en governance tools

Als je een heldere strategie over data management en data governance hebt geformuleerd, kan software je enorm goed helpen bij het automatiseren van de processen. Er zijn veel verschillende tools op de markt. Echter, deze kunnen pas goed voor je werken zodra visie, strategie en de inrichtingsvraagstukken helder zijn.

 

Data governance platform

Een data governance platform is een software omgeving waarin de omgangsregels worden vastgelegd en verantwoordelijkheden toegekend. Op de verschillende organisatieniveaus wordt hierin toegang verleend tot bepaalde data stromen zodat niet iedereen alle data kan inzien en gebruiken.

(Gevoelige) data wordt binnen een data governance platform automatisch geïdentificeerd en geclassificeerd.  Hierbij speelt beveiliging, risicobeheersing en compliance een belangrijke rol.

Ook zorgt een data governance platform voor de vertaalslag tussen data en applicatie architectuur, zodat duidelijk wordt welke data in welke systemen aanwezig is. Een voorbeeld van een data governance platform is Azure Purview van Microsoft

Data management platform

Een data management platform is een gecentraliseerd system of een beperkte set samenhangende systemen gericht op het verzamelen, organiseren en structureren van vaak grotere hoeveelheden data afkomstig uit verschillende bronnen.

Maar er zijn meerdere manieren om data te managen, afhankelijk van toepassing. Zo kennen we het data warehouse, het customer data platform, het data lake en het data lakehouse.

 

Data management platform voor goede doelen: de collecteconnector

Met de opkomst van digitaal collecteren heeft een goed doel met nieuwe data stromen te maken. Met unieke QR-codes, digitale betaallinkjes en online kanalen worden donaties en persoonlijke gegevens opgehaald die veel data opleveren.

Vanuit die verschillende kanalen wordt data ontsloten die wordt opgevangen en verwerkt in de collecteconnector, een speciaal data platform voor goede doelen. Deze data wordt realtime verwerkt en is direct opvraagbaar in de communicatiekanalen van de collectant.

De collectant heeft zodoende direct inzicht in zijn persoonlijke opbrengst en het goede doel in de totaalopbrengst. Daarbij kunnen op basis van de actuele data, persoonlijke triggers worden gestuurd, die de collectant bijvoorbeeld activeert om (verder) te collecteren.

Goede doelen die hier succesvol gebruik van maken zijn o.a. Longfonds, Alzheimer Nederland, Maag Lever Darm Stichting en Cliniclowns.

 

Cmotions en data management

Heeft jouw organisatie te maken met grote hoeveelheden data uit verschillende bronnen, maar geen optimale benutting van die data? Cmotions kan helpen om de data van jouw organisatie optimaal te verwerken, rubriceren, opslaan, beschikbaar stellen, beveiligen en onderhouden.

Cmotions is ook ISO-27001 gecertificeerd, wat betekent dat wij op een verantwoorde manier omgaan met data. Heb je vragen en/of wil je kijken wat de mogelijkheden zijn? Neem dan contact op via onderstaande middelen.