Meer stamceldonoren en sponsoren

Stichting Matchis

Matchis stond begin 2016 voor een aantal uitdagingen

• Het aantal stamceldonoren moest omhoog van 82.000 naar 250.000 in 2018 om zoveel mogelijk patiënten te kunnen helpen;
• Het bestaande donorbestand moest een betere afspiegeling worden van de Nederlandse samenleving. Matchis wilde in staat zijn om meer specifieke doelgroepen te werven met gerichte campagnes;
• Om de bestaande donoren betrokken te houden, de uitval te beperken en op de hoogte te blijven van veranderende omstandigheden bij deze donoren, wilde Matchis op een relevante en doelmatige manier kunnen communiceren met hen;
• Om dit mogelijk te maken had Matchis behoefte aan: een gebruikersvriendelijke toegang tot de bestaande donorgegevens, een campagne management omgeving voor het monitoren van evenementen en campagnes gericht op deze doelgroepen en een tool wat de communicatie met individuele donoren zowel tijdens de registratie als later bij de oproep voor de stamceldonatie inzichtelijk maakt;
• Bovendien zijn er, om de uitbreiding van het aantal donoren te kunnen financieren, extra fondsen nodig. Fondsenwerving stond begin 2016 nog in de kinderschoenen. Bovenstaande wensen waren hier eveneens op van toepassing;
• Uiteraard moest er een contactstrategie voor zowel donor- als fondsenwerving opgezet worden.

Rol Cmotions

Deze vragen en de kleine omvang van de organisatie, had als gevolg dat Cmotions een aantal rollen moest vervullen:

• Als adviseur: hoe de data te verbeteren en vervolgens te ontsluiten voor meerdere disciplines. Advies over bestaande tooling die dit mogelijk maakt;
• Als projectmanager van het implementatie traject;
• Als sparringpartner voor het opzetten van een gerichte contactstrategie;
• Als ondersteuner om de continuïteit van de marketing (communicatie) processen tijdens de vernieuwing te waarborgen.

Wat hebben we gedaan

• Quick Scan
  naar de business requirements, huidige processen, datakwaliteit en bestaande systemen.
• Introductie Scrum aanpak
  Cmotions heeft de Scrum aanpak geïntroduceerd bij Matchis en op basis van user story’s de behoeften van de organisatie in kaart gebracht;
• Request for proposal (RFP)
  Dit leidde tot een RFP voor de tooling om de benodigde informatie te kunnen ontsluiten. De uiteindelijke keuze is hierbij gevallen op het CRM tool Salesforce, in eerste instantie in combinatie met Mailchimp voor het e-mailmarketing onderdeel. De combinatie van Salesforce met Converse en Buckaroo (betaalmodule) stelt Matchis nu ook in staat om professionele fondsenwerving op te starten. Samen met de implementerende partij (gcompany) en Matchis is de implementatie via de Scrum aanpak succesvol uitgevoerd met Cmotions in de rol als scrummaster en inhoudelijk deskundige.
• Data analyse
  De Cmotions data analist heeft inzichten gecreëerd in het donorbestand en het gebruik van website (Google Analytics, text mining), belangrijk voor de marketing omgeving, leidend tot het meer efficiënt kunnen inrichten van website, processen en tot de eerste segmentaties en acties.
• Campagne Management
  Het campagne management proces is ingericht en deze wordt nu m.b.v. de scrum aanpak en Salesforce door Matchis zelf gemonitord.
• Contactstrategie
  Cmotions heeft een donor- en sponsor journey opgezet, die Matchis gebruikt als denkraam om acties voor verdere ontwikkeling van sponsoren, donoren, vrijwilligers en ambassadeurs mee op te zetten.
• Privacy
  In dit traject werd gewerkt met (bijzondere) persoonsgegevens en Matchis zowel als Cmotions willen voorbereid zijn op de nieuwe wet persoonsregistratie in mei 2018. Cmotions heeft een inventarisatie gedaan naar de belangrijke items die binnen Matchis opgepakt zouden moeten worden in het kader van deze wet.

Resultaat

Een gebruikersvriendelijke CRM-omgeving, die de medewerkers van Matchis zelf in staat stelt om haar doelen te verwezenlijken en daarmee meer patiënten weer een nieuwe kans op leven te geven.

Ervaring Cmotions

De combinatie van enerzijds ‘sparringpartner’ zijn voor strategische beslissingen en anderzijds het begeleiden van de implementatie en ook nog meedraaien in de operatie, maakte dit traject niet alleen interessant, maar ook erg leuk om te doen. Alle kennis op het gebied van de verschillende disciplines die Cmotions in huis heeft werden hier ingezet. De beperking in het budget was een uitdaging, die door iedere dag keuzes te maken en goed af te stemmen mogelijk was (SCRUM).

Cmotions heeft in het verleden eerder gewerkt voor goede doelen en heeft een taskforce health, die zich inzet om kennis en kunde binnen Cmotions aan te wenden voor het domein Gezondheidszorg. Echter deze ervaring waar maatschappelijke verantwoordelijkheid voor dit goede doel in combinatie met gezondheidszorg samen vielen was uniek en zeer motiverend.

Mocht je na het lezen van deze case geïnteresseerd zijn in wat jij kan betekenen voor Matchis als donor, sponsor of op andere manieren, dan verwijzen we je graag naar de website van Matchis.